En este caso práctico, vamos a suponer que una empresa tiene un empleado que realiza desplazamientos diarios en su trabajo y tiene derecho a recibir una compensación por los gastos de locomoción.
El empleado en cuestión trabaja de lunes a viernes y tiene un contrato a tiempo completo con un salario base de 1.500 euros brutos al mes. Además, la empresa le ofrece una compensación por los gastos de desplazamiento de 0,20 euros por kilómetro recorrido.
Para calcular esta compensación, la empresa tiene en cuenta los días trabajados y los kilómetros recorridos por el empleado. En este caso, supongamos que el empleado trabaja 22 días al mes y realiza una media de 20 kilómetros de desplazamiento por día.
La fórmula para calcular la compensación por gastos de locomoción sería la siguiente:
Compensación = (días trabajados) x (kilómetros recorridos por día) x (compensación por kilómetro)
En este caso, la compensación sería:
Compensación = 22 x 20 x 0,20 = 88 euros
Por lo tanto, la empresa deberá incluir en la nómina del empleado una partida de 88 euros correspondiente a los gastos de locomoción.
La nómina del empleado quedaría de la siguiente manera:
– Salario base: 1.500 euros
– Compensación por gastos de locomoción: 88 euros
Total devengado: 1.588 euros
Es importante tener en cuenta que la compensación por gastos de locomoción no está sujeta a cotización a la Seguridad Social ni a retención del IRPF. Sin embargo, es necesario que la empresa conserve los justificantes de los desplazamientos realizados por el empleado, ya que la Agencia Tributaria puede solicitarlos en caso de una inspección.
Nómina con gastos de locomoción
La nómina con gastos de locomoción es un concepto que se refiere al pago que realiza un empleador a un empleado para cubrir los gastos de desplazamiento relacionados con su trabajo. Estos gastos pueden incluir el uso de transporte público, el uso de vehículo propio o el alquiler de vehículos.
En España, la legislación laboral establece que los empleadores deben compensar a sus empleados por los gastos de locomoción que incurran en el cumplimiento de sus funciones laborales. Esta compensación puede ser en forma de una cantidad fija mensual o mediante la entrega de tickets de transporte o bonos de gasolina.
Es importante tener en cuenta que los gastos de locomoción deben estar debidamente justificados y relacionados con el trabajo. Además, existen límites establecidos por la legislación para la compensación de estos gastos. Por ejemplo, en el caso del uso de vehículo propio, se establece un límite máximo de compensación por kilómetro recorrido.
Para el cálculo de los gastos de locomoción en la nómina, se deben tener en cuenta varios factores, como el tipo de transporte utilizado, la distancia recorrida y los días trabajados en el mes. Es recomendable que las empresas establezcan una política clara y transparente en cuanto a los gastos de locomoción, para evitar malentendidos o abusos por parte de los empleados.
En la nómina, los gastos de locomoción se suelen incluir como un concepto aparte, junto con otros conceptos como el salario base, las horas extras o los complementos salariales. Es importante que se desglosen de forma clara y detallada para que el empleado pueda tener una visión clara de los gastos que se le están compensando.
Tributación de gastos de locomoción en España
La tributación de gastos de locomoción en España está regulada por la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), así como por diversas normativas y resoluciones de la Agencia Tributaria.
Los gastos de locomoción son aquellos que se derivan del desplazamiento de un trabajador desde su lugar de residencia habitual hasta su lugar de trabajo. Estos gastos pueden incluir el uso de transporte público, como autobuses o trenes, o el uso de vehículos propios, ya sea en forma de kilometraje o de gastos de combustible.
En cuanto a la tributación de estos gastos, es importante tener en cuenta que no todos son deducibles en el IRPF. Según la normativa vigente, solo se pueden deducir los gastos de locomoción que estén debidamente justificados y que estén relacionados directamente con la actividad profesional del contribuyente.
En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, los gastos de locomoción se pueden deducir en la declaración de la renta siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos. Uno de ellos es que el desplazamiento se realice de forma habitual y con carácter forzoso, es decir, que no exista una alternativa adecuada de transporte público o que el desplazamiento en vehículo propio sea más económico.
La deducción de los gastos de locomoción se puede realizar de dos formas: a través de la deducción por gastos de locomoción o mediante la deducción por gastos de desplazamiento. La primera opción permite deducir un importe fijo por cada día de trabajo, mientras que la segunda opción permite deducir los gastos reales justificados.
Es importante destacar que los gastos de locomoción solo se pueden deducir en la medida en que estén debidamente justificados. Esto implica que el contribuyente debe conservar los justificantes de los gastos, como los tickets de transporte o las facturas de combustible, y presentarlos en caso de ser requeridos por la Agencia Tributaria.
Cotización del kilometraje en la nómina
La cotización del kilometraje en la nómina es un tema que concierne a los trabajadores que utilizan su vehículo personal para desplazarse en el desempeño de su trabajo. En España, existen ciertas normativas y reglamentos que establecen cómo se debe cotizar este concepto en la nómina.
En primer lugar, es importante destacar que la cotización del kilometraje se refiere al reconocimiento económico que se le otorga al trabajador por los gastos derivados del uso de su vehículo personal para fines laborales. Esto incluye el combustible, el mantenimiento, el seguro y otros gastos asociados.
El Real Decreto 1/1994 de 20 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, establece que los gastos de locomoción y los gastos normales de manutención y estancia tienen la consideración de salario en especie. Esto significa que deben ser incluidos en la base de cotización del trabajador.
En cuanto a la cotización del kilometraje, se debe tener en cuenta que existen dos situaciones diferentes. Por un lado, si el trabajador recibe una cantidad fija por cada kilómetro recorrido, esta cantidad se considera salario en especie y debe ser incluida en la base de cotización.
Por otro lado, si el trabajador recibe una compensación por los gastos reales derivados del uso de su vehículo, esta compensación no se considera salario en especie y, por lo tanto, no es necesario incluirla en la base de cotización. Sin embargo, es necesario conservar los justificantes de los gastos realizados para poder demostrar su veracidad en caso de inspección.
Es importante mencionar que la cotización del kilometraje puede variar en función de la normativa vigente y de las condiciones establecidas en los convenios colectivos de cada sector. Por lo tanto, es recomendable consultar dichos convenios y estar al tanto de las actualizaciones normativas en materia de cotización del kilometraje.
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